Vider ma boîte mail à toute vitesse

Laurence: "Maintenant que vous êtes à l’aise avec ma technique simplissime pour traiter vos mails (voir ici), faisons une petite enquête.

Combien de mails avez-vous dans votre boîte de réception?

Mes interlocuteurs, à qui mieux mieux:

  • 300,
  • 2892,
  • pfiou, j’en sais trop rien, mais beaucoup, je n’ose pas les jeter
  • j’ai laaargement le temps de boire un café dès que je lance ma messagerie…"
  • All together : mais-j’ai-pas-le-temps-de-faire-le-ménage-là-dedans!

Je suis d’accord avec vous: faire du tri dans votre boîte de réception prendrait du temps. Trop de temps. Parce que, pour bien faire, il faudrait les relire tous pour être sûr de les classer au bon endroit ou de les jeter sans regret.

Or, tâche ingrate et non urgente = tâche repoussée, encore et encore… vous connaissez.

Bon, on va faire simple et rapide (j’adore, pas vous?).

Créez, en dehors de votre boîte de réception un répertoire. Appelez-le "avant le Date d’Aujourd’hui". Exemple "avant le 17 juin 2011".

Mettez dedans tous les mails de votre boîte de réception. Sauf les plus récents. A vous de voir si vous voulez conserver dans votre inbox 15 jours ou un mois de mails "vivants". Le moins possible, mes amis, évidemment.

Plus tard, dans 6 mois, 1 an, 2 ans… vous pourrez décider d’archiver ou détruire ce répertoire.

Avantages:

  • Maintenant, votre boîte de réception ne vous fait plus (aussi) peur
  • Aucun mail n’est détruit
  • Votre messagerie retrouve la réactivité de sa jeunesse…
  • Vous n’avez pas eu besoin de faire le tri
  • Votre moteur de recherche vous permet de remettre la main sur ceux dont vous avez besoin.
  • Ce répertoire porte une date: cela vous incite à penser en termes de "vieillissement" de l’information.

D’ailleurs, je ne saurais trop insister: êtes-vous archiviste? Non, mais vraiment, je veux dire?

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24 Commentaires

Classé dans Organisation au travail

24 réponses à “Vider ma boîte mail à toute vitesse

  1. Autant j’ai beaucoup de mal à garder mon intérieur ordonné et à faire les choses au jour le jour, autant j’y arrive pour ma boîte mail. Je déplace les mails dans le répertoire adéquat dès réception (j’en créé un si inexistant) ou je le mets direct à la corbeille si ça ne m’intéresse pas. Résultat : 62 mails dans ma boîte de réception quand-même mais uniquement parce qu’ils sont liés à des discussions qui seront obsolètes dans quelques temps.
    Merci pour votre assiduité à partager avec nous vos astuces et questions existentielles. Ca aide énormément d’avoir un guide !

  2. Mireille

    dès que le nombre 100 s’affiche je réagis ( sans blague !) de manière à ne pas le dépasser ( pas plus de 2 jours de suite ) . Je vis dans un "trou perdu" , ne me sers pas de ma boîte pour mon job , l’accès internet / ADSL est le niveau juste après le "plus bas " débit existant . Nous avons refusé les offres alléchantes des " grosses boîtes " type Orange ou free , par ex . , pour privilégier une entreprise locale ( 10 kms de cz nous ) . Résultat : pas de pubs , si souci le technicien est là dans la journée …..
    C’est un choix qui reflète aussi ma façon d’en faire dans tous les domaines . Comme celui de lire et faire partager vos réflexions à pas mal de gens autour de moi !
    à une prochaine fois !

  3. génial ! c’est ce que je fais spontanément !
    mais je en mets pas de date, pusique les mails sont datés.
    (et je reviens TRES rarement dedans. donc quand je vais y cherher un mail, je le note avec une couleur (via les catégories))

  4. J’en ai zéro. :D
    J’avais utilisé une technique similaire. Mon dossier s’appelait simplement "à traiter" et je faisais le tri au fur et à mesure.

  5. Tiens c’est vrai ça je le fais au boulot (parce que sinon vient un moment où je ne peux plus envoyer d’email !) mais pas à la maison…Je le fais dès ce soir à la maison aussi, et je ferai le tri et garderai uniquement les courriers des amis quand j’aurai le temps de me replonger dans ces archives…Je suis plus que jamais dans mon opération Désencombrator = désencombrement des objets (7 objets par semaine), mais de plus en plus je me rends compte que le désencombrement est loin de s’arrêter uniquement à ce qui est matériel …à la fois l’avantage et l’inconvénient de la révolution numérique que nous vivons : nos infos prennent de moins en moins de place dans l’espace, et il devient facile de voyager avec son petit chez soi (photos préférées numérisées par exemple), mais il faut faire attention à ne pas se laisser manger par le trop plein d’informations qui nous encombrent l’esprit sinon !

  6. ça c’est une bonne idée les dates
    j’applique je jette, mais neter le boulot, le perso, FB, et le spam … c’est l’enfer, alors, le spam, je le trie (presque) au fur et à mesure, le boulot reste souvent dans l’Inbox, le FB, je le jette dès que je l’ai lu (ils conservent tout mille fois et au final, c’est pas très important)
    Mais quand même je dois avoir plus de 1000 mails qui se baladent continuellement dans ma boîte de réception … J’utilise l’idée dès demain !

  7. mahani

    3205 !!! IL faut que je réagisse… !!! les plus anciennes dates de 2007 pas le courage de m’y mettre

  8. Justement, l’astuce que je vous propose vous évite "de vous y mettre". Il suffit juste de glisser tous vos vieux mails, sans les trier, dans ce nouveau répertoire "avant le 29 avril 2011".

  9. Bonjour Laurence,
    tu me donnes le goût de faire un peu de ménage. Au travail, ma boîte de réception est presque toujours vide. Je fais le ménage au fur et à mesure et le soir avant de partir. J’y applique la méthode Gamonet (TTC) depuis un certain temps: Toucher, traiter, classer.
    Pour ce qui est de mon courriel personnel: je suis à 202 ce matin. Je vais faire un ménage, sinon j’applique ta technique! Merci.

  10. marie-claire

    Tiens, tiens, je suis en train de me dire que cette technique "vite fait-bien fait" peut peut-être s’utiliser dans d’autres domaines que la boîte à mails… par exemple toute la paperasse empilée en vrac dans des bacs plastique en attente de tri! Sauf bien sûr qu’il n’y a pas de moteur de recherche pour remettre la main sur le papier dont on a besoin (vraiment dommage, hein!!). M’enfin, l’idée c’est peut-être de :
    – faire un tri TRES grossier, plutôt un "survolage" de chaque bac pour repérer ce qui va directement à la corbeille (ça diminue d’autant le volume!) et surtout ce qui est super important à ne pas égarer (qu’on extrait de la masse et qui bénéficie d’un traitement de faveur : rangement immédiat). Pour le reste, ce pré-tri ayant permis d’évaluer la période concernée, on étiquette le bac avec une date "avant telle date" ou "de telle date à telle date".
    – à partir de là, on entreprend un nouveau rangement à partir du jour J… comme si tout le reste avait péri dans un incendie!
    Bon, je me demande si c’est concrètement réalisable, bref, si c’est une bonne idée… ou une fausse bonne idée? Qu’en pensez-vous?

  11. Bien sûr, c’est tout à fait réalisable, Marie-Claire. Il faut juste penser à dater le carton (plutôt que le bac en plastique) . Puis on laisse "sédimenter" tranquillement le contenu.

  12. Angel

    Merci pour cette idée : je viens d’alléger mon inbox ! Je me demande maintenant comment ne pas me laisser envahir de nouveau. Car malgré mes efforts pour élimiter régulièrement les mails inutiles (pub, infos diverses et spams..), ils reviennent en plus grand nombre que ceux que l’on jette ;-(

  13. Angel, peut-être pouvez-vous essayer ce que je décrivais dans cet article.

  14. laeti

    Mais pourquoi faire??? avec mon Gmail je me fiche de garder 5976 mails ou plus- or pub qui vont direct à la poubelle- car la fonction rechercher me permet de retrouver tout facilement . Un peu comme si chez moi je criais "avis d’imposition" et zou mon avis d’imposition sortais de sa caisse pas rangé et venait dans mes mains. D’autant plus que dans mes mails anciens se trouvent les document importants que je me suis scannés et envoyés afin que si mon DD me lâche je les ai avec moi . Et en ce moment je me maudits de ne pas avoir fais cela systématiquement et plus tôt car mon DD m’a lâche…. Mais peut être que mon utilisation de ma boite mail est un peu particulière…

  15. Laeti, en effet, gmail est "illimité" en terme de nombre de messages en inbox. Ce qui n’est pas le cas des messageries utilisées en entreprise. Si votre messagerie ralentit, ralentit… c’est que vous arrivez en limite des capacités de son inbox. Parfois même, vos interlocuteurs reçoivent un message disant que votre boîte est pleine. C’est pour pallier ces situations-là que j’ai écrit cet article. Et pour les personnes qui reçoivent une multitude de mails professionnels qui finit par les submerger…

  16. Lucianne

    MERCI !!! Quel soulagement de ne plus voir rouge en ouvrant sa boite de réception !!!

  17. Ca fait du bien, n’est-ce pas?

  18. victoria

    Laurence, finalement, je me suis résolue à faire partie des "followers", parce que l’encadré des "commentaires récents" est trop restreint…
    Alors, je me suis crée une boîte mail exprès pour votre blog, comme cela lu = supprimé ! & ma boîte ne devrait JAMAIS voir le rouge… :)

  19. Cat

    Votre blog m’est très utile ! Merci de partager.
    J’en ai 0.
    Ma boîte mail est bien organisée en actions ceci ou cela, messages importants, etc. Mais-mais-mais elle l’était le mois dernier encore à partir d’une certaine date seulement :-).
    Pour une fois, j’avais imaginé un truc semblable au vôtre pour repartir directement du bon pied (ce qui suit est valable sous gm*il au moins) :
    * Créer une arborescence d’étiquette et sous-étiquette pour l’année passée : Archives/2011 par exemple.
    * Faire une recherche dans toute la boîte de réception des messages datant de l’année à archiver (taper dans la recherche ceci in:inbox after:2011/1/1 before:2012/1/1)
    * Appliquer le libellé Archives/2011 à l’ensemble de ces messages
    * Archiver
    * Suivre les *bons* conseils de ce blog pour, à partir de maintenant, ne plus se laisser déborder par un bête outil !

  20. Carioline

    Arf, ma boite mail… côté perso.
    Elle a une arborescence incroyable…
    J’ai essayé de créer des règles automatiques pour que les "correspondants" réguliers aboutissent directs dans un dossier à leur nom.
    C’est vrai que pas mal de messages "banaux" y atterrissent et y restent !
    Là aussi, y’aurait effectivement du tri à faire !

  21. Claire

    voilà ma méthode à moi pour le traitement des mails pro :
    Je consulte mes mails toutes les deux heures environ. Le matin : en arrivant et en milieu de matinée. L’après-midi : en rentrant de déjeuner, en milieu d’après-midi et une petite vingtaine de minute avant de quitter le bureau. Je prend un à un les mails dans leur ordre de réception, jusqu’à ce qu’il y en ai plus aucun dans ma boîte de réception !

    Face à un mail je me pose une question simple : ce mail nécessite t-il une réponse ?!
    > Si la réponse est non : je le classe dans un dossier "traités" en ayant au préalable pris le soin de détacher la/les pièces jointes si nécessaire, ou dans un dossier "à conserver" ou "dossier X" plus adequat si le mail contient des infos importantes à garder ou concerne le dossier X.
    > Si la réponse est oui : j’ai trois solutions.
    1. Donner cette réponse me prend moins de 3 minutes parce que j’ai l’ensemble des éléments pour y répondre à portée de main (ou de souris), j’y répond et classe ensuite le mail dans le dossier "traités".
    2. La rédaction de la réponse nécessite plus de 3 min, des recherches ou une action préalable de ma part, je classe le mail dans un dossier "à traiter" et j’inscris dans ma liste de tâches les actions nécessaires pour répondre à ce mail (retrouver tel document x, demander à Y les chiffres des ventes, … ) + répondre au mail de Z. daté du xx/xx/xx.
    3. Si le mail est une relance d’un précédent mail non traité encore présent dans mon dossier "à traiter", je le glisse dans ce même dossier en retirant le mail précédent et je rectifie ma liste de tache en ajoutant un petit astérisque devant les tâches relatives à ce mail pour signifier que j’ai été relancée à ce sujet. (cela permet d’identifier rapidement d’éventuelles priorités)

    Ensuite, il ne me reste plus que ma liste de taches à faire !!!
    En fin de journée, je re-parcours mon dossier de mails "à traiter" et je classe les mails effectivement traités que j’aurais oublié de classer après avoir donné ma réponse, ou qui ont été traités autrement que par une réponse (j’ai croisé la personne et lui ai répondu de vive voix, le problème a été résolu autrement…) Cela me permet également de répondre "C’est traité" à une demande de mon hiérarchique, qui sait ainsi exactement si j’ai réalisé ce qu’il m’a demandé. (il n’a pas besoin de s’en assurer plus tard, il gagne également du temps !)

    J’arrive avec cette méthode à ne pas dépasser une vingtaine de mail en moyenne dans mon dossier "à traiter" (rarement plus, c’est véridique). Ma boîte de réception est vidée tout au long de la journée et le soir en partant du bureau ! Et quand j’arrive le matin, il y a quand même peu de chance que je me retrouve avec des centaines de mails et que je me sente découragée avant même d’avoir commencer à travailler !

    Petite astuce supplémentaire. Plutôt que conserver des mails "pour mémoire" dans mon dossier "traité" ou "dossier X", je les transforme en PDF (il existe un petit logiciel gratuit qui permet d’installer une imprimante virtuelle qui transforme n’importe quel doc en PDF : PDF Creator !!!) Je classe ensuite le doc PDF dans le répertoire numérique du dossier X. Enfin, je supprime le mail = il n’encombre plus ma boîte et quand je suis en train de traiter le dossier X, pas besoin de retourner dans ma boite mail (au risque d’être tentée d’aller voir mes nouveaux mails), j’ouvre le dossier X et j’ai toutes les infos à portée de souris ! J’imprime ainsi de moins en moins de mails !!!

    Je nettoie mensuellement mon dossier de mail "traités" ( je le fais en fin du mois) et ne garde que les 6 derniers mois d’échanges mails. J’en profite pour détacher/supprimer toutes les pièces jointes que je n’aurais pas détachées et dont je n’aurais pas besoin. Je note "nettoyer ma boîte mail" dans mon agenda le dernier vendredi de chaque mois ! Cela ne me prend qu’un petit quart d’heure, je ne parcours qu’un mois de mail traités et comme la plupart ont été transformés en PDF pour être rangés avec le dossier leur correspondant … Le nettoyage n’est pas fastidieux !

    Autre astuce : pour aider mes interlocuteurs à traiter leur mail et recevoir des réponses rapidement, je suis particulièrement attentive à bien rédiger mon objet de mail : j’ajoute toujours devant le sujet du mail : "POUR AVIS", "POUR ACTION" ou "POUR INFO" et pour ma chef, quand j’ai besoin de son aval je mets "A VALIDER", ainsi mon interlocuteur, du premier coup d’oeil peut également évaluer ce que j’attend de lui dans ce mail.

    J’ai expérimenté cette méthode pendant une année entière, et croyez moi, les mails ne sont plus un cauchemar (même au retour de vacances) et j’ai gagné en efficacité quotidienne !

    Bon courage à tous !

  22. Claire, nous avons à peu de choses près, la même méthode, que j’ai expliqué ici.
    Comme quoi, même si on a des environnements de travail et des outils différents, on retrouve grosso modo les mêmes astuces… Merci pour votre témoignage concret.

  23. lesinou

    Je pratique avec assiduité tous les débuts de mois et j’avoue adorer l’impression de Zen, de liberté… J’avoue ne "même pas" les étiqueter avec une date et les classer dans un gros tas nommé Archive (il suffit de trier par date ensuite n’est-ce pas). Soupir. J’adore l’ardoise magique… Amusant comme finalement peu d’emails re-surgissent tels le phénix. Comme quoi :)

  24. Pour les emails, technique simple pour moi. Dès réception, je lis l’objet et les destinataires :
    – moi seulement ou quelques personnes, je regarde en détails. Si pas urgent, je coche l’étoile/drapeau pour le faire en fin de journée/matinée – Si urgent, je traite selon ce que j’étais en train de faire
    – Si toute l’entreprise : je lis l’objet et laisse tomber pour le moment.

    Puis tous les matins, après la pause et avant de partir, je lis les emails non urgent. Si rien à faire, ils partent dans le fichier d’archives de l’année.
    Si quelque chose à faire, étoile/drapeaux et soit je le fais dans l’instant, soit je le note dans ma todo liste / agenda. J’archive l’email dès que la tâche est terminée.

    En ce moment : 0 emails dans ma boîte !

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