Ranger? Non, décidément, ce n’est pas votre truc. Mais comment se fait-ce? Il se peut que vous vous reconnaissiez dans l’un des profils ci-dessous.
Lire la suiteRanger la salle de bains: un avant/après bien satisfaisant
Les mythes de la gestion du temps: le bocal et les cailloux
Je suis sûre que vous en avez entendu parler lors d’une formation à la gestion du temps.
Parfois, cette parabole du bocal est racontée comme s’il s’agissait d’une démonstration d’un professeur à ses élèves, parfois comme une histoire venue du fond des âges asiatiques forcément asiatiques.
Les mythes de la gestion du temps: ces réunions-là
Comprenons-nous bien: je n’ai rien contre les réunions en général. Disons qu’elles sont un mal nécessaire, dont on peut améliorer déroulement et contenu, mais ce n’est pas mon propos ici.
En revanche, il y a une sorte de réunion qu’on déteste tous: les réunions qui durent 1 heure. Celles qui s’enchaînent toute la journée et inévitablement, débordent les unes sur les autres.
Ce qui, par conséquent, nous empêche de:
- aller prendre un café
- passer aux toilettes
- lire nos mails
- passer nos appels
- voire relire nos notes de la réunion précédente et prendre connaissance des documents de la réunion suivante.
Pourquoi diable les réunions devraient-elles obligatoirement durer 1 heure (ou 2, ou 3)? Alors qu’on souhaite tous pouvoir faire un break entre chacune d’elles.
Qu’est-ce qui est compliqué dans l’idée de programmer une réunion de 45 minutes?
Est-ce qu’on craint que cela ne fasse pas sérieux, seulement 45 minutes?
Est-ce qu’on craint que les participants soient perturbés si la réunion n’est pas à l’heure pile ou à la demie pile?
Est-ce que nous n’avons pas tous repéré à quel point cette succession ininterrompue de réunions nous épuise et finalement nous empêche de travailler convenablement (n’est-ce pas, chers managers?)?
Voilà pourquoi je chante les louanges des réunions qui durent 45 minutes. En restant debout? Soit, si vous y tenez.
Je vous invite donc à modifier légèrement vos pratiques existantes et à passer le mot en interne.
Vous me remercierez plus tard (quand vos collègues vous auront eux-mêmes remercié).
Photo Jason Goodman via Unsplash
Choisir son outil de gestion de projet (webinaire)
vendredi 29 mars, de 12h45 à 13h45 – live ou replay
Solo ou en équipe, si vous voulez gérer votre activité, un agenda (même partagé) ne suffit pas. Découvrez les outils d’organisation les plus simples et efficaces, indépendants de votre environnement de travail, pour créer puis faire vivre votre gestion de projets.
Ce webinaire d’une heure est payant (27 euros) et est disponible en replay pendant 7 jours.
A noter: nous prévoyons du temps après la fin de chaque webinaire pour échanger sur vos bonnes pratiques et répondre aux questions personnelles des participants qui y assistent « en live ».
Je vous invite à jeter un oeil sur les Informations Complémentaires en bas de cette page.
Programme
- La célèbre méthode kanban est-elle adaptée à votre activité?
- Panorama des outils numériques gratuits disponibles
- Quels outils pour gérer sa propre organisation personnelle, privée et pro?
Webinaire Choisir son outil de gestion de projet
Vendredi 29 mars 2024, de 12h45 à 13h45 – live ou replay
27,00 €
Informations complémentaires
Dès réception de votre règlement, vous recevrez, sur l’adresse mail de votre compte Paypal, un lien Zoom pour vous connecter. Si vous souhaitez que l’invitation soit envoyée à une autre adresse mail, dites-le moi: laurence.einfalt@agence-jara.com.
Le jour J, je vous propose de vous connecter quelques minutes avant le début du webinaire pour vérifier que tout se passe bien (son, video…).
Les mythes de la gestion du temps: la matrice d’Eisenhower
Si vous avez suivi une formation à la gestion du temps, on vous a certainement parlé de plusieurs méthodes pour prioriser votre travail. Dans cet article, je m’attaque à la matrice d’Eisenhower.
L’objectif: prioriser mes tâches
En faisant une liste des tâches à réaliser, je me rends bien compte qu’il faut que je les priorise. Pour ce faire, je les positionne sur une matrice à 4 quadrants.
| URGENT | NON URGENT | |
| IMPORTANT | TÂCHES À ÉCHÉANCE PRÉCISE QUE L’ON NE PEUT PAS REPOUSSER => A FAIRE | TÂCHES À ÉCHÉANCE FLOUE, POUR UNE REUSSITE À LONG TERME => A PLANIFIER |
| NON IMPORTANT | TÂCHES A FAIRE MAIS QUI N’UTILISENT PAS MES COMPÉTENCES => DELEGUER | TÂCHES SUPERFLUES, DISTRACTIONS => LAISSER TOMBER |
Limpide. Et me voilà plaçant sans difficulté mes 92 tâches sur la matrice. Je repère facilement celles qui réclament mon attention en priorité: évidemment, celles que j’ai écrites en haut à gauche. Et, de même, celles que je dois abandonner: elles sont inscrites en bas, à droite. Jusque là, tout va bien.
Pourquoi la matrice d’Eisenhower est (peut-être) une Fausse Bonne Idée
Je conviens volontiers que cette vision instantanée de ma charge de travail est intéressante.
En effet, on positionne assez facilement les projets ou les grands thèmes sur la matrice et cela entraîne une réflexion stimulante.
Cependant, voici les défauts que je relève, à l’usage.
Faire vivre la matrice d’Eisenhower
- quand une priorité change, dois-je déplacer la tâche? Il se peut que, pour faire vivre la méthode, je me retrouve à passer plus de temps à « m’organiser » qu’à exécuter les tâches en question.
- la granularité des items à inscrire n’est pas claire: on parle de tâches mais ne vaudrait-il pas mieux positionner plutôt des projets (ou des sous-projets)?
Le quadrant « Planifier » me gêne, parce que j’ai déjà observé que:
- ce n’est pas parce que je planifie une tâche que mon « futur moi » saura mieux s’y prendre ou sera plus motivé.
- ce n’est pas parce que je planifie que j’aurai le temps de m’en occuper moment venu (vu que les priorités changent et que les urgences me tombent dessus).
Le quadrant « Déléguer » ne s’applique qu’aux managers, non?
- les tâches non importantes mais urgentes sont à déléguer: d’accord mais à qui?
Le quadrant « Abandonner » me chagrine pour deux raisons
- les tâches « superflues » sont à abandonner: mais si elles font le sel de mon boulot voire me permettent d’assurer la cohésion de mon équipe ou me permettent de faire des pauses bienvenues? Après tout, je suis humaine.
- il m’est arrivé de me dire « Pourquoi diable devrais-je me préoccuper des tâches ni importantes ni urgentes? Je m’en moque, en fait: elles ne font même pas partie de mon champ de conscience ». Autrement dit: à quoi sert le quadrant 4?
Ce que je pense de la matrice d’Eisenhower
Il me semble que cette matrice, qui a le mérite de nous fournir une vision à l’instant T de ce qu’on a à faire, repose sur les pré-requis suivants:
- mon niveau d’énergie est constant
- je suis un manager
- j’ai le temps de me poser régulièrement pour faire vivre le système
- mes priorités sont stables et connues d’avance
- peu d’urgences viennent perturber mon travail soigneux de répartition et de planification.
En somme, des pré-requis qui ne me semblent pas refléter la réalité du travail actuel.
De plus, je me permets de rappeler qu’Eisenhower a « officié » dans les années 1940. Je n’en dis pas plus.
Par conséquent, malgré son intérêt, je considère qu’il s’agit d’une FBI (Fausse Bonne Idée) et je ne l’enseigne pas dans mes formations ni dans mes webinaires.
Webinaire Prendre le contrôle de sa messagerie
– vendredi 15 mars de 12h45 à 13h45 –
Si vous vérifiez vos mails toutes les 5 minutes, vous aurez consulté votre messagerie 24 000 fois cette année. Aussi, oubliez règles automatiques et drapeaux: on peut faire plus efficace.
- Comment vider tous les jours votre boîte de réception – sans effort et sans stress
- Faut-il classer les emails ou est-ce une perte de temps?
- Comment être sûr.e d’assurer un suivi infaillible
Venez découvrir en une heure comment prendre enfin le contrôle de votre messagerie.
(Merci de noter qu’il ne s’agit pas d’une formation aux fonctionnalités de votre logiciel de messagerie mais que, justement, ce webinaire est indépendant de l’outil que vous utilisez).
Les webinaires d’une heure sont payants (27 euros) et sont disponibles en replay pendant 7 jours.
A noter: nous prévoyons du temps après la fin de chaque webinaire pour échanger sur vos bonnes pratiques et répondre aux questions personnelles des participants qui y assistent « en live ».
Je vous invite à jeter un oeil sur les Informations Complémentaires en bas de page.
Webinaire Reprendre le contrôle de votre messagerie – Live ou replay
vendredi 15 mars 2024 de 12h45 à 13h45
27,00 €
Informations complémentaires
Dès réception de votre règlement, vous recevrez, sur l’adresse mail de votre compte Paypal, un lien Zoom pour vous connecter. Si vous souhaitez que l’invitation soit envoyée à une autre adresse mail, dites-le moi: laurence.einfalt@agence-jara.com.
Le jour J, je vous propose de vous connecter quelques minutes avant le début du webinaire pour vérifier que tout se passe bien (son, video…).
Le dilemme du « en même temps »
« Je veux un intérieur dépouillé mais, en même temps, c’est important pour moi de garder tous mes « aucazous » me dit une lectrice de ce blog.
Cas pratique: aménager le placard de l’entrée
Aurore m’envoie une photo du placard de son entrée. Elle souhaite le réaménager d’une façon plus fonctionnelle. Elle a deux enfants (4 et 6 ans) et bien sûr, ce sont les chaussures qui posent problème.
1- Faire le point sur l’utilisation des objets du placard
Quand on emménage, on pose les objets là où on a de la place, en attendant d’y voir plus clair. Comme ce placard est profond et possède des étagères, il est bien tentant d’y entreposer toute sorte de choses. Je n’ai rien contre le fait d’utiliser une étagère pour ci, une étagère pour ça. Mais il faut respecter quelques règles:
Règle N° 1: je range les choses le plus près possible de l’endroit où je m’en sers.
Autrement dit, si Aurore a stocké dans l’entrée, à hauteur de vue, des objets qui lui servent ailleurs, on peut mieux faire.
Règle N°2: plus je m’en sers souvent, plus c’est facile d’accès.
On mettra donc tout en haut, dans des boîtes ou des paniers, les objets à usage rare ou saisonnier: les affaires de pique-nique, par exemple. Ou les bonnets quand on arrive au printemps. Bien sûr, il faudra des étiquettes sur ces contenants. Lisibles, si possibles.
Règle N°3: j’adapte les hauteurs à la taille des utilisateurs.
Ici, les chaussures des petits seront en bas, celles des grands plus hauts
Règle N° 4: je tire profit de TOUT l’espace.
Regardez les étagères à droite: comme elles sont très espacées les unes des autres, on perd de la place en hauteur. Et comme le placard est profond de 60 cm, on perd aussi de la place en profondeur. Ou alors on entasse sur plusieurs rangs et là… c’est le début du bazar.
2- Trier avant tout
Avant de réaménager le placard, Aurore utilisera la méthode bien connue dite « trois cartons, un sac« .
A l’issue de ce tri, il ne restera dans son placard que ce qui doit réellement y demeurer.
Puis Aurore regroupera les objets par fonction. Par exemple:
– Chaussures Enfant N° 1, N° 2, Papa, Maman
– Objets à rendre (médiathèque, ludothèque, …)
– Hygiène/beauté à emporter: barrettes et brosse, baume à lèvres, mouchoirs…
– Affaires de sport/de musique… à emporter
– Sacs à main, à goûter… à emporter
3- Aménager
Nous allons utiliser le système Elfa pour ce placard. Pourquoi? Parce qu’il est
- facile à installer (4 trous sur le mur du fond, maximum)
- facile à modifier au fur et à mesure des besoins
- réutilisable ailleurs en cas de déménagement
Pour utiliser tout l’espace, il faudra:
– une tringle (je ne vois que des manteaux d’adultes…)
– une longue étagère comme celle qui existe déjà en haut du placard (on peut la conserver, j’aime réutiliser ce qu’on possède)
Et puis…
Focus sur les tiroirs
– sur la droite du placard, on installera des tiroirs permettant d’y ranger des chaussures, toutes les chaussures (cf l’image ci-dessus, à droite). Il faudra en mesurer la hauteur pour être sûre de pouvoir y stocker bottines, escarpins …
Les bottes iront sous les manteaux.
Pourquoi des tiroirs? Pour utiliser toute la profondeur du placard, en ayant tout sous les yeux (c’est le même principe en cuisine).
Les tiroirs du bas seront pour les enfants.
Les plus en hauteur seront pour les adultes.
Si vous optez pour des tiroirs métalliques, comme ceux que l’on voit dans l’image ci-dessus, pensez à acheter les fonds de tiroirs adaptés pour ceux qui devront contenir de petits objets. Justement, Aurore a déjà regroupé les petits objets dans des boîtes: parfait. On les garde.
En conclusion:
En rapprochant les étagères, en en transformant la plupart en tiroir, on gagne un maximum de place et on simplifie le rangement pour toute la famille.
Et pour aller plus loin:
- Si, en plus, il y a un chien chez vous
- Si, en plus, vous avez un compteur électrique dans le placard
- Si, en plus, vous êtes une esthète
- Si, en plus, vous voulez y ranger des produits d’entretien et de ménage
- Si, en plus, vous avez des sacs en tout genre
Chers lecteurs, je caresse l’espoir que cet article va vous inspirer, vous aussi (même si vous n’achetez pas le système que je propose à Aurore). Cet article a été originellement publié en 2014: il est encore d’actualité, de même que les commentaires.
S'organiser c'est facile 
Créer et maintenir LE classement idéal (webinaire)
vendredi 3 mai 2024, de 12h45 à 13h45, en live ou replay
Un classement efficace doit nous permettre de retrouver n’importe quelle information en moins de 50 secondes, au format papier ou numérique. Pour ce faire, il y a un ensemble de bonnes pratiques à connaître.
Ce webinaire concret vous permet de créer et maintenir dans le temps un classement efficace et cohérent de tous vos documents, physiques ou dématérialisés.
Programme
Les webinaires d’une heure sont payants (27 euros) et sont disponibles en replay pendant 7 jours.
A noter: nous prévoyons du temps après la fin de chaque webinaire pour échanger sur vos bonnes pratiques et répondre aux questions personnelles des participants qui y assistent « en live ».
Je vous invite à jeter un oeil sur les Informations Complémentaires en bas de page.
Webinaire Créer et maintenir LE classement idéal – Live ou replay
Vendredi 3 mai 2024, de 12h45 à 13h45
27,00 €
Informations complémentaires
Dès réception de votre règlement, vous recevrez, sur l’adresse mail de votre compte Paypal, un lien Zoom pour vous connecter. Si vous souhaitez que l’invitation soit envoyée à une autre adresse mail, dites-le moi: laurence.einfalt@agence-jara.com.
Le jour J, je vous propose de vous connecter quelques minutes avant le début du webinaire pour vérifier que tout se passe bien (son, video…).
Photo Luis Villasmil via Unsplash
Partagez!
Poster un commentaire
Classé dans Apprendre à s'organiser, Comment mieux s'organiser, Comment ranger, Comment s'organiser au travail, Désencombrer, S'organiser à la maison, Webinaires