Rares sont les bureaux que je croise qui n’affichent pas leur collection de Post it autour de l’écran ou sur le plan de travail. Normal: ils sont colorés, faciles à attraper et à positionner où on le souhaite. Ca devrait être un véritable outil d’organisation, non? Non.
Qu’est-ce qui rate? Comment se fait-il que les Post it finissent par devenir invisibles, donc inutiles, malgré leurs couleurs flashy? Est-ce qu’on s’en servirait mal? Serait-ce – horreur- une FBI ?
Voyons ça de plus près:
- le service informatique me donne mon nouveau code d’accès => Post it près de mon PC
- je prends connaissance d’un message sur ma messagerie vocale => Post it sur le bord du clavier
- je veux me souvenir d’acheter « Le quai de Ouistreham » pour mon neveu => Post it dans mon sac à main
- je prends des notes pendant que mon client me parle au téléphone => Post it sur mon cahier
- je veux me souvenir de remplir ce questionnaire => Post it sur ledit questionnaire
Vous les voyez arriver, les guirlandes?
Moi, je les aime bien, ces notes colorées. Mais il ne faut pas les laisser comme ça. Vous pouvez faire deux choses avec vos Post it:
- soit il s’agit d’une action à faire et je ferais mieux de noter cette action dans mon cahier ou mon gestionnaire de tâches. Je peux alors jeter mon Post it.
- soit il s’agit d’un document auquel je vais devoir me référer (numéro de téléphone, codes d’accès, information diverse) sans action à prévoir. Ce Post-it peut rejoindre ses camarades « Documents de référence ».
Pour les contenir, un porte-vue (dit aussi lutin ou protège-document) fait bien l’affaire.
Les feuilles (ordinaires ou Post-it) y sont sous pochette plastique, faciles à consulter.
Je peux aussi, si je veux, recopier les informations sur papier ou sur mon PC et m’autoriser à jeter le Post it d’origine.
Donc, vous l’avez compris, pour ne pas se noyer sous les Post-it, retenez que c’est un support de « il faut que… » mais qu’il doit absolument rester temporaire.
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S'organiser c'est facile 
Alanine, voici une adaptation « physique » de la méthode qui me plaît bien.
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En fait, j’organnise quasi tout ce que j ai a faire avec des post-its. Et ca marche. Explications :
les TODO list classiques ont un inconvenient majeur, qui est que les taches faites encombrent les taches a faire, juste parcequ’on ne peut pas physiquement et facilement les suprimer. De plus, les taches ne sont pas deplacables.
J’ai donc une petite pochette rassemblant un ensemble de fiches cartonnees telles que chacune correspond a un contexte de taches (au bureau, a la maison, PC pro, en ville, en attente de reponse, a partir de…). Il y a aussi une fiche « projet » qui permet de lister les projets. Chaque tache est sur un post-it place sur l une des fiches. Quand la tache a ete effectuee, je l’enleve (en supprimant ou coupant le post it selon le cas). Si j’ai besoin, a un moment precis, que la tache me soit rappellee, je peux la placer sur la porte d’entree, mon PC, ect. Ou, si elle est a faire plus tard, ajouter la date et la mettre sur la fiche « a partir de ». Ca permet aussi de n avoir sous le nez que ce qu il est reellement utile a un moment donne (nul besoin de regarder les choses que je ne peux faire qu au bureau quand je suis a la maison). Le tout est une adaptation personelle de la methode GTD.
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mon bureau est un cahier géant! j’ai piqué le fou rire de ma vie… tellement c’est vrai
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Oui. C’est un « it-post »!
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Merci Laurence pour ce post !
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Trop drôle, j’en ris encore tellement la première situation me décrit très bien il y a quelques années 🙂
J’ai arrêté de prendre mon bureau pour un cahier géant (ne pouvant écrire sur le bureau, j’écrivais sur des Post-It) quand je me suis rendu compte que mon fameux cahier manquait cruellement de table des matières.
C’est impratiquable !
« Où ai-je donc mis cette fameuse référence très importante déjà, au milieu de mes petits mots doux notés « URGENT! » ? »
Aujourd’hui, quand je sais que j’ai des grosses journées et que les urgences arrivent impitoyablement et se greffent forcément à ce que j’ai déjà prévu, j’imprime une feuille du calendrier du jour vide, via mon logiciel de messagerie. Je note toutes les urgences que j’ai dû traiter, et qui m’ont coûté plus de temps que prévu (je note le temps aussi). Ensuite, dans mon planning des jours suivants, j’essaie d’intégrer dans mon planning ce temps que je n’avais pas compté.
Enfin, je prends l’objectif de réduire ce temps d’un quart, puis d’un tiers, de moitié… en éliminant les « fausses urgences », à savoir les choses que je peux refuser de faire dans l’urgence et qui ne m’incombent pas.
Je gardes ces feuilles où j’ai noté mes urgences pour m’assurer que tout est bien fait, et pour justifier le temps que je passe sur ces sujets.
Pour les priorités, mon responsable m’aider à éliminer ces fausses urgences et à les replanifier.
Du coup, je n’utilise les Post-It que pour mon classement, pour me rappeler où vont ces papiers, ou encore pour les petits mots doux à mes collègues sympathiques (« Kfé à 15h ? »).
Pour me rappeler les choses à faire, j’utilise mon agenda électronique de messagerie, que je coordonne avec mon agenda personnel.
A force de coller des choses urgentes à faire autour de son écran, on les oublie. D’autant plus que le Post-It n’a pas la fonction « rappel » dont nous pouvons bénéficier avec la messagerie.
Tu ne m’auras plus, petit carré coloré !
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à un moment, j’utilisais beaucoup les post-it. maintenant je peine à écluser mon stock… les cahiers, c’est tellement plus pratique!
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